Co je KPI?
Key Performance Indicator – právě tato fráze tvoří zkratku. V doslovném překladu to znamená „klíčové ukazatele výkonnosti“. V rusky psaných textech se také používá zkratka KPI.
Analýza prodeje
Typy KPI
Dělí se podle mnoha kritérií, zde jsou ta hlavní:
- Podle cílů společnosti
- Podle funkcí a oddělení
- Podle odvětví
Všechny se také dělí do skupin a podskupin. Podívejme se na hlavní druhy KPI a uveďme příklady jejich použití pro jednotlivé úkoly, oddělení nebo zaměstnance.
Kvantitativní a kvalitativní
Něco lze měřit v číslech, něco jiného jen kategorizovat. Něco lze sdružovat do skupin a klastrů, něco ne.
Mezi kvantitativní KPI patří:
- Finanční ukazatele: čistý zisk, tržby, náklady atd.
- Odchylky v procentech od plánu nebo jiného období
- Produktivita, konverze, doba zpracování požadavku
- Tržní charakteristiky: podíl na trhu, velikost zákaznické základny
Jednotkami mohou být rubly, hodiny, kilogramy, počet transakcí, zákazníků, schůzek, procenta a mnoho dalšího. K měření se používá metrická stupnice.
Struktura spokojenosti
Zpožďující se a předstihové KPI
Některé KPI slouží k predikci, jiné ke kontrole zaostávání. Některé jsou zajímavé z hlediska strategie (kam směřujeme a zda tohoto cíle dosáhneme). Jiné jsou relevantní pro manažery zabývající se operativním řízením a kontrolou plnění plánu.
Zpožďující se (zaostávající) ukazatele zahrnují:
- Zisk za období
- Tržby
- Počet transakcí
- Sortiment výrobků
- Získaný podíl na trhu
Předstihové (vedoucí) hodnotí buď průběžný výsledek, který lze ještě změnit, nebo ukazují příčiny procesů. Příklady těchto KPI:
- Plánovaný objem prodeje
- Počet zobrazení
- Míra spokojenosti zákazníků
- Počet probíhajících obchodů
Často jsou předstihové ukazatele kvalitativní. Jejich změna ukazuje příčinu procesu, kterou můžeme ovlivnit, abychom dosáhli požadovaného výsledku.
Hmotné a abstraktní KPI
Lze počítat hmotné objekty: peníze, lidi, vagóny, trička. Lze však také sledovat konverzi zákazníka a míru zapojení – takové ukazatele jsou obtížnější pochopit, ale mohou přinášet velmi důležité informace o podniku.
Metrika a KPI: v čem je rozdíl
Rozdíl spočívá již v samotných termínech. Metrika je jakýkoli kvalitativní nebo kvantitativní měřitelný ukazatel, zatímco KPI je klíčový ukazatel, který často ovlivňuje výsledek práce celé společnosti. Je úzce spjat s cílem a v ideálním případě ukazuje, jak se k němu přibližujeme. Abychom jej správně určili, musíme chápat, jaké KPI monitorují podnikové procesy a pomáhají sledovat pokrok.
Výhody a nevýhody systému klíčových ukazatelů
KPI poskytují základ pro kvalitní podnikové analýzy a zjednodušují proces strategického, taktického a operativního plánování a řízení. Tato metoda je vhodná pro jakýkoli typ a úroveň činnosti, hlavní je správně a přesně určit, co je pro vás nezbytné.
Co podnik získá po zavedení KPI:
- Uspořádanost procesů: vždy je jasné, kdo za co odpovídá a jaké výsledky tým dosahuje.
- Kontrola efektivity: jasný a měřitelný cíl každého oddělení nebo zaměstnance umožňuje hodnotit produktivitu.
- Analýza výsledků: monitorování pomáhá v případě potřeby včas upravit strategii nebo přerozdělit zdroje.
Jak zavedení KPI může pomoci podnikání
O tom, kolik firma vydělala za měsíc, hovoří prodejní zpráva. Kdo ze zaměstnanců by měl být odměněn, lze zjistit z údajů o jejich výsledcích. Jakou produktovou skupinu byste měli rozvíjet, ukazují informace o činnosti všech obchodních směrů. To vše jsou příklady KPI.
Jak vybrat klíčové ukazatele
Určení vhodného ukazatele může být obtížné. Existují však dva základní způsoby výběru KPI, které vám pomohou neudělat chybu.
- Podle SMART kritérií – stanovení cílů a úkolů pomůže určit příklady KPI. Tyto KPI by měly splňovat následující podmínky:
- S (Specific) – konkrétní
- M (Measurable) – měřitelné
- A (Achievable) – dosažitelné
- R (Relevant) – relevantní
- T (Time-bound) – časově vázané
- Podle systému „Šest A“, který zahrnuje následující kritéria: shoda, realizovatelnost, nezbytnost, přesnost, účelnost, dynamika.
Jak implementovat v podnikání
Proces by měl kombinovat cíle společnosti a úkoly zaměstnanců, kteří jsou integrováni do dosažení společného výsledku. Proto byste měli vždy začít stanovením úkolů a jejich hierarchií (v pořadí podle důležitosti a globálnosti).
Kontrolní seznam pro ověření
I při dobře promyšleném přístupu můžete narazit na problémy. Hlavním a nejčastějším důvodem těchto problémů je nesprávně zvolené KPI. Existují však i další důvody:
- Nesoulad s cíli
- Snížení příjmů zaměstnanců
- Neznalost cílů společnosti
- Příliš složité vzorce pro výpočet KPI
- Nesprávnost dat
KPI pro různé sektory
KPI každé společnosti závisí na mnoha faktorech: oblasti činnosti, postavení na trhu, konkurenci, motivačním systému zaměstnanců. Neexistuje univerzální varianta.